¿Cómo organizar un evento online?

Cuando de eventos se habla, por lo general, todos solemos pensar en fiestas, conciertos o espectáculos, pero el termino eventos puede ir mucho más allá de eso, ya que, también existen los eventos corporativos, como, por ejemplo: Conferencias, congresos, seminarios, talleres, workshops, ruedas de presa, actividades team building, etc.

Con la llegada de la pandemia del COVID19, para nadie ha sido un secreto que, muchos de los eventos que se realizaban de forma física, hoy en día se llevan a cabo de forma digital. Por ello, muchas empresas de todo el mundo han decidido reinventarse buscando nuevos tipos de servicios audiovisuales, sobre todo en las grandes ciudades o provincias del mundo, como por ejemplo en España, donde ha aumentado mucho las búsquedas de servicio de streaming en Barcelona.

Pero como no todos los negocios o empresas disponen del capital o los recursos suficientes para contratar un servicio de streaming para un evento digital, vamos a explicar a continuación el paso a paso de cómo organizar un evento online, con los recursos básicos.

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Planifica el tipo de evento

Tener en cuenta desde un principio el tipo de evento que se quiere realizar es muy importante, ya qué, dependerá de ello, los equipos y organización de información audiovisual a utilizar. No es lo mismo realizar una video llamada entre 5 personas, que realizar un seminario web para 500 espectadores.

Cada tipo de evento online, tiene diferentes directrices y planificaciones para que sea todo un éxito. Un buen paso para comenzar es analizar la cantidad de personas que se conectaran al evento.

planificar evento

Establece prioridades

Tal como dicen los grandes especialistas SEO en posicionamiento de páginas web, “EL CONTENIDO ES EL REY”. Si tu evento se trata de una actividad team building estilo master cheff, olvídate de momento de la música, animación, portada, entrada, despedida, etc.

Debes céntrate siempre en que es lo que realmente es prioridad mostrar, y luego los detalles y extras, cómo, por ejemplo, agregar una música para el opening, una portada fija o reloj con cuenta regresiva, sorpresas, premios para los participantes, etc.

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Equipos audiovisuales necesarios

Sin duda alguna, para llevar a cabo un evento online de forma segura, debes hacerlo con un mínimo de calidad profesional, por ello, debes contar con una serie de equipos audiovisuales para hacerlo.

Al menos un ordenador portátil actualizado y potente, para llevar a cabo videollamadas o grabación del evento online que vas a realizar. Siempre queda bien, tener material audiovisual de los eventos que vas realizando. Es también una forma de crear un portafolio.

equipo audiovisual

Aunque las cámaras de los ordenadores portátiles, han avanzado significativamente, para poder tener una imagen de calidad, debes contar con al menos una cámara de vídeo profesional. En la actualidad son muchos los estudios de producción audiovisual en Barcelona, que realizan grabaciones con cámaras sencillas, cómo la videocámara Canon Legria que suelen ser económicas y brindan una excelente calidad de imagen.

Por ultimo y no menos importante, también debes tener en cuenta, contar con una buena calidad de sonido, ya qué, es muy molesto, escuchar hablar a alguien en una videollamada y que el micrófono de su ordenador se encuentre captando todo lo que se encuentra en la sala donde está ubicada la persona. Para lograr esto puedes disponer al menos de unos cascos que incluyan auriculares. Existen muy buenas opciones de auriculares con micrófonos, como los que usan los gamers, que suelen ser suficientes y aportan muy buena calidad de sonido.

plataforma streaming

Encuentra un software o plataforma de streaming

Si quieres hacer un evento online, debes tener muy claro qué es el streaming y para qué sirve, ya qué, esto es parte esencial de la organización de tu evento digital. Existen muchos software y plataformas de streaming donde puedes llevar a cabo tu evento, pero antes debes analizar bien tus necesidades.

Si solo estas buscando realizar una transmisión o retransmisión, sin que todos los espectadores se comuniquen por videollamadas, entonces puedes optar por algunas de las redes sociales que solemos manejar en el día a día, cómo por ejemplo: Youtube, Facebook Live, Instagram, Twitter, entre otras.

Pero si por otra parte, quieres hacer algo más privado, con interacción directa de audio y video de los participantes, entonces te recomendamos hacerlo con algún software de videollamadas que seguro ya debes conocer, cómo por ejemplo: Zoom Meeting, Google Meet, Skype, Gotomeeting, entre otros.

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